Praca zdalna – czy pracodawca może kontrolować pracownika na home office?

Pandemia koronawirusa diametralnie zmieniła sposób funkcjonowania wielu firm. Mnóstwo przedsiębiorstw i organizacji przeszło na pracę zdalną. I choć dziś większość podmiotów wróciła do pracy stacjonarnej, to home office wciąż cieszy się sporą popularnością ze względu na liczne korzyści zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Podczas gdy praca na miejscu pozwala na bezpośrednią kontrolę przez przełożonego, to już kontrola pracy zdalnej nie jest tak prosta. Czy pracodawca może kontrolować swój zespół na home office? Czy istnieją przepisy regulujące to zagadnienie pod kątem prawnym? Wyjaśniamy w poniższym artykule.

Kontrola pracowników na pracy zdalnej a przepisy prawa

Obecnie praca zdalna nie jest unormowana w Kodeksie pracy, chociaż ustawodawca zapowiada wprowadzenie zmian w tym zakresie już w 2022 roku. Pandemia stała się jednak pretekstem do stworzenia pewnych zasad w tym zakresie. Wszystkie powstałe regulacje zostały zapisane w specjalnych ustawach (tzw. tarczach antykryzysowych).

Przepisy prawa nie poruszały tematu kontroli pracownika na home office. W zasadach znalazły się natomiast informacje dotyczące zlecenia przez przełożonego pracy zdalnej osobie, która ma umiejętności oraz możliwości lokalowe i techniczne do działania w trybie home office. Ponadto w wytycznych znalazło się wskazanie, że za obsługę logistyczną oraz narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej odpowiada pracodawca, choć zatrudniony może korzystać z innych materiałów, jeśli zapewniają one ochronę poufnych informacji i tajemnic prawnie chronionych. Stosowne przepisy określają ponadto obowiązek pracownika w zakresie prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności na polecenie przełożonego. Wskazują też, że pracodawca może w dowolnej chwili cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Jak można zatem zauważyć, kontrola pracownika podczas pracy zdalnej nie jest jasno określona w obowiązujących przepisach. Jedyną wzmianką w tym zakresie jest konieczność prowadzenia przez zatrudnionego ewidencji wykonywanych działań na wyraźne polecenie pracodawcy.

Kontrola pracowników na home office – narzędzia i programy

Obecny stan prawny pozwala zatem na pośrednie kontrolowanie pracownika na home office. Jednakże dla wielu przedsiębiorców home office stało się nie tylko jednorazową czy tymczasową formą zatrudnienia, ale wręcz nowym modelem pracy, który wymaga wprowadzenia stosownych metod kontroli pracy personelu. Uprawnienia przedsiębiorcy w zakresie kontroli zależą w dużym stopniu od sposobu przygotowania zespołu do pracy w zdalnym trybie. Przygotowanie to dotyczy zarówno strony formalnej (tj. powiadomienie personelu o obowiązujących zasadach, przygotowanie odpowiednich procedur i ustalenie procesów), jak i technicznej (posiadanie oprogramowania i sprzętu).

Na obecną chwilę kontrola pracowników na pracy zdalnej nie może odbywać się bezpośrednio w jego domu. Przedsiębiorcy mają jednak narzędzia ułatwiające zarządzanie zespołem na odległość oraz monitorowanie efektów ich pracy.

Wielu pracodawców korzysta zatem z profesjonalnych programów raportujących wyniki codziennej pracy oraz mierzących czas pracy personelu. Ponadto częstą formą kontaktu, a jednocześnie swego rodzaju kontroli jest telefonowanie i rozmowy poprzez pocztę e-mail z pracownikiem, a także spotkania online z zespołem.

Kontrola pracodawcy a odmowa pracownika

Mimo braku stosownych przepisów, co do zasady pracownikowi na home office nie przysługuje możliwość odmowy włączenia kamery podczas wideokonferencji, zwłaszcza gdy pracodawca ma uzasadniony i konkretny powód żądania włączenia sprzętu. Należy pamiętać, że warunkiem skierowania do pracy zdalnej jest posiadanie przez zatrudnionego możliwości technicznych i lokalowych do wykonywania pracy w trybie home office, a jeśli ich nie ma, to odpowiedni sprzęt powinien zapewnić pracodawca. Przedsiębiorca, udostępniając pracownikowi komputer z kamerą, ma zatem prawo zakładać i oczekiwać, że jego podwładny będzie w pełni korzystał z zaoferowanych możliwości. Ponadto kontakt z przełożonym stanowi nieodłączny element stosunku pracy. Nie znaczy to jednak, że pracownik musi zawsze i wszędzie włączyć kamerę na żądanie pracodawcy. Jest to kwestia umowy między nimi oraz indywidualnych warunków. Na przykład, przebywanie osoby chorej w otoczeniu zatrudnionego może mieć wpływ na ewentualną zgodę na odmowę włączenia kamery.

Podobnie przedstawia się kwestia zainstalowania specjalnego oprogramowania służącego do pracy i kontaktu wymaganego przez pracodawcę. Aby uniknąć nieporozumień, kwestie zasad i warunków pracy zdalnej warto jasno sprecyzować w wewnętrznym regulaminie pracy.